Диаграмма из Excel с автообновлением в Word/PowerPoint

Чтобы диаграмма в Word или PowerPoint обновлялась при изменении Excel, вставляйте её со связью: Главная → Вставить → Специальная вставка → Вставить связь. Тогда данные остаются в книге Excel, а документ подтягивает новые значения.

Связь зависит от пути к файлу. Если переместить/переименовать Excel-книгу или папку — обновление часто перестаёт работать.

Оглавление

Выберите правильный тип вставки

При вставке диаграммы возможны три варианта — обновление работает только в одном:

  • Рисунок — статично, не обновляется.
  • Внедрение (объект внутри файла Word/PowerPoint) — можно редактировать, но это “копия данных”, с Excel не синхронизируется.
  • Связь (linked) — то, что нужно: изменения в Excel подтягиваются в документ.

Быстрая подсказка по признакам

Если при клике по диаграмме вы видите возможность открыть исходный Excel или пункт управления связями — скорее всего, объект вставлен правильно (со связью).

Как вставить диаграмму со связью (2 способа)

Способ 1: вставка с параметром «…и связать данные»

  1. В Excel кликните по диаграмме (именно рамку диаграммы) → Ctrl + C.
  2. В Word/PowerPoint → Ctrl + V.
  3. Нажмите значок Параметры вставки и выберите вариант вида «…и связать данные» (формулировка может отличаться).

Если такого пункта нет — используйте способ 2.

Самый стабильный вариант — “Специальная вставка” с явным выбором «Вставить связь»: меньше шансов случайно вставить рисунок или внедрение.

Способ 2 (надёжнее): «Специальная вставка» → «Вставить связь»

  1. В Excel выделите диаграмму → Ctrl + C.
  2. В Word/PowerPoint: Главная → Вставить (стрелка/меню) → Специальная вставка.
  3. Выберите Вставить связь.
  4. Тип объекта: Объект диаграммы Microsoft Excel (или близкий по смыслу).

После этого сохраните и Excel-файл, и документ (Word/PowerPoint) — так связь фиксируется корректнее.

Как обновлять и чинить связи

Обновление вручную

  • Word: выделите диаграмму → вкладка работы с диаграммами → Обновить данные (название кнопки зависит от версии).
  • PowerPoint: выделите диаграмму → попробуйте Обновить на вкладке диаграммы. Если не помогло — смотрите управление ссылками ниже.

Где “лечить” сломанную ссылку в PowerPoint

Файл → Сведения → Изменить связи с файлами (или похожий пункт). Там обычно доступны действия:

  • Обновить сейчас — принудительно подтянуть данные;
  • Изменить источник — указать новый путь к книге Excel, если файл переносили.

Если пункта про связи не видно, сначала сохраните презентацию и откройте это меню снова — в некоторых сборках Office он появляется только после сохранения.

Как не “сломать” обновление

  1. Не переносите Excel-файл после связывания. Если нужно — переносите вместе Excel и документ, затем в PowerPoint укажите Изменить источник.

  2. Держите Excel доступным. Если книга лежит на сетевом диске/в синхронизируемой папке, при задержках синхронизации обновление может “залипать”. Практичный подход: на время подготовки отчёта держать оба файла в одной локальной папке.

  3. Проверьте режимы безопасности. Если документ открыт в “защищённом просмотре” или без разрешения на внешние данные, Office может блокировать обновление. Разрешите редактирование/содержимое, затем обновите диаграмму.

  4. Нужно отправить файл без зависимостей? “Заморозьте” итог:

  • скопируйте диаграмму в документе;
  • Специальная вставка → Рисунок;
  • удалите связанную версию (чтобы файл не спрашивал про обновление и не тянул исходные данные).

Частые ошибки

  • Вставили как рисунок → обновления не будет. Решение: вставить заново через Вставить связь.
  • Переместили/переименовали Excel → ссылка “битая”. Решение: в PowerPoint — Изменить источник, в Word — чаще проще вставить заново.
  • Обновляется только после перезапуска → закройте Excel и документ, откройте заново, выполните обновление; проверьте, что файлы не “только чтение”.
  • В документе всё выглядит старым → выполните принудительное обновление (кнопка обновления у диаграммы/в меню связей) и сохраните файл.

FAQ

Можно ли сделать так же в веб-версиях Word/PowerPoint?
Обычно “классическая” OLE-связь работает нестабильно или с ограничениями: часто отображается последнее сохранённое состояние. Для гарантированного автообновления используйте настольные приложения.

Что лучше: связь или внедрение?
Связь — когда нужен живой отчёт и регулярные обновления. Внедрение — когда нужен автономный файл без зависимости от Excel.

Как понять, что диаграмма действительно связана?
Самый надёжный признак — наличие управления связями (в PowerPoint) и то, что после изменения данных в Excel и команды “Обновить” в документе меняются значения/подписи диаграммы.