Оформление реализации, счета‑фактуры и УПД в 1С: пошагово
Чтобы оформить продажу в 1С, обычно достаточно документа “Реализация (акты, накладные, УПД)”, а дальше вы либо создаёте счет‑фактуру, либо печатаете/отправляете УПД со статусом 1 или 2 — в зависимости от того, нужен ли счет‑фактура “внутри” УПД.
Оглавление
Подготовка: что проверить до ввода документов
Перед созданием “Реализации” проверьте 4 пункта — это экономит время на исправлениях в печатных формах и ЭДО:
- Организация выбрана верно (особенно при учёте по нескольким юрлицам).
- Контрагент и договор: корректный вид договора, валюта, порядок расчетов.
- Номенклатура: тип (товар/услуга), ставка НДС, единицы, счета учета (если используются).
- Понимание цели документов: вы отдаёте покупателю УПД или первичку + счет‑фактуру.
Статус УПД выбирают не “для красоты”: он влияет, заменяет ли УПД счет‑фактуру. Ошибка со статусом чаще всего означает, что комплект документов придется переделывать и заново отправлять по ЭДО.
Реализация: как создать и провести
Путь обычно такой: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
- Нажмите Создать и выберите вид операции:
- Товары (накладная) — если отгружаете ТМЦ;
- Услуги (акт) — если оказываете услуги;
- Товары, услуги… — если смешанный документ.
-
Заполните шапку: Организация, Покупатель, Договор, (для товаров) Склад, Дата.
-
Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС/без НДС.
-
Нажмите Провести.
Если дальше планируется счет‑фактура или УПД, правки делайте в “Реализации” (ставки НДС, суммы, номенклатура), а не “подкручивайте” печатную форму — иначе расхождения появятся в учёте и отчетах.
Счет‑фактура выданный: как оформить к реализации
Счет‑фактуру оформляют, как правило, после проведения реализации (когда вы плательщик НДС и счет‑фактура нужна).
Самый удобный способ:
- Откройте проведённую Реализацию.
- Нажмите Создать на основании → Счет‑фактура выданный.
- Проверьте дату/номер и проведите документ.
Мини‑проверка перед печатью/отправкой:
- сумма и НДС полностью совпадают с реализацией;
- дата счета‑фактуры стоит в нужном периоде;
- нумерация не конфликтует с другими счетами‑фактурами.
УПД: статус 1 или 2 и как сформировать
Чем отличаются статусы
Когда выбирать статус УПД
| Статус УПД | Что заменяет | Когда подходит |
|---|---|---|
| **1** | Первичный документ **и** счет‑фактуру | Продажа с НДС, хотите **один документ вместо двух** |
| **2** | Только первичный документ | Счет‑фактура **не нужна** или будет **отдельно** |
Как сформировать УПД в 1С
Чаще всего УПД формируют из документа “Реализация”:
- Откройте реализацию.
- Печать → УПД (название может отличаться).
- Проверьте, что подтянулись реквизиты продавца/покупателя, суммы, НДС и верный статус.
Если отправляете по ЭДО, статус может зависеть от настройки обмена с контрагентом (например, отправлять “счет‑фактура и первичка в одном документе” или раздельно). Проверьте настройку до отправки: тогда не придётся делать исправления и повторные отправки.
Частые ошибки
- Неверная ставка НДС в строке → в счете‑фактуре/УПД “поедут” суммы. Исправление: правьте номенклатуру/строку в реализации, перепроведите, затем заново сформируйте печать/ЭДО.
- УПД со статусом 1, но счета‑фактуры нет/не создан → статус 1 теряет смысл. Исправление: создайте счет‑фактуру “на основании” или переключите на статус 2 по сценарию.
- Перепутали статус 1 и 2 → покупателю может не хватить документов для НДС. Исправление: определите, должен ли документ заменять счет‑фактуру, и пересоберите комплект.
- Меняли цифры “в печатной форме” → в учете остаются старые данные. Исправление: корректируйте первичный документ (реализацию).
FAQ
Можно ли сделать только УПД без счета‑фактуры?
Да, если вам подходит статус 2 (УПД как первичка). Если нужен документ, заменяющий счет‑фактуру, обычно выбирают статус 1.
Где правильнее делать счет‑фактуру: вручную или “на основании”?
Практичнее “Создать на основании” — меньше риска расхождений по суммам, НДС и номенклатуре.
Почему в ЭДО уходит не тот статус, который на печати?
Потому что на обмен влияет настройка отправки/формата для конкретного контрагента. Проверьте параметры ЭДО и затем повторите формирование/отправку документа.