Инвентаризация в 1С: пересчет остатков и оформление недостачи без ошибок
Чтобы провести инвентаризацию товаров на складе в 1С и списать недостачи, сделайте два шага: зафиксируйте фактические остатки документом инвентаризации/пересчета, затем оформите последствия — оприходование излишков и списание недостач (обычно через счет 94).
Подготовка: чтобы остатки «не уехали» во время пересчета
- Определите момент среза (чаще — конец дня) и дату документов.
- Остановите движения по складу на время пересчета: приемка, отгрузка, перемещения.
- Назначьте комиссию и МОЛ (материально ответственное лицо) — это понадобится в печатных формах и для решения по недостаче.
- Зафиксируйте правила: допускаете ли пересортицу, есть ли нормы естественной убыли, что делать с порчей/сроками годности.
Если в период пересчета кто-то продолжает проводить реализации и перемещения, расхождения в 1С будут меняться «на ходу», и инвентаризация не сойдется.
БП 3.0: как оформить инвентаризацию и списание недостачи
1) Документ «Инвентаризация товаров»
Откройте раздел Склад → Инвентаризация товаров и создайте документ. Укажите:
- склад;
- МОЛ;
- комиссию (если ведете);
- табличную часть номенклатуры и фактическое количество по результатам пересчета.
Важно: в 1С:Бухгалтерии 3.0 этот документ обычно не делает проводок — он фиксирует расхождения как основание для дальнейших действий.
2) Оформление излишков и недостач «на основании»
Далее используйте Создать на основании:
- для излишков — Оприходование товаров;
- для недостач — Списание товаров, материалов.
При списании недостачи типовая логика проводок такая:
- Дт 94 “Недостачи и потери…” Кт 41 (или 10) — недостающий товар перенесен на счет недостач.
Старайтесь делать отдельные документы по складу и МОЛ. Так проще сверять отчеты и разбирать ответственность.
Как закрыть счет 94 после списания: 3 практических варианта
После проводки Дт 94 Кт 41 нужно отразить решение комиссии — кто несет потери.
- Виновное лицо установлено
Обычно недостачу переносят на расчеты с виновным лицом:
- Дт 73.02 Кт 94 (далее — погашение через удержание/оплату по вашей процедуре).
- Виновное лицо не установлено / во взыскании отказано
Недостачу относят на прочие расходы:
- Дт 91.02 Кт 94.
- Естественная убыль / потери в пределах норм
Недостачу включают в расходы по деятельности (счет зависит от вашей учетной модели):
- например, Дт 20/44/26 Кт 94.
Налоговые последствия (в т.ч. по НДС) зависят от причины недостачи и комплекта документов. Перед закрытием 94 убедитесь, что основание оформлено корректно.
УТ / ERP / Розница: что делать, если склад ведется в оперативной базе
В торговых конфигурациях обычно сначала фиксируют факт в оперативном контуре, а затем (если есть отдельная бухгалтерия) передают результаты в регламентированный учет.
Короткая карта действий
| Где считаете склад | Чем фиксируете факт | Чем отражаете расхождения |
|---|---|---|
| БП 3.0 | Инвентаризация товаров | Оприходование / Списание |
| УТ / Розница | Приказ на пересчет → Пересчет товаров | Документы отражения результатов (по настройкам учета) |
| ERP | Документы пересчета/инвентаризации (по схеме склада) | Документы корректировки/отражения отклонений |
Ключевой принцип тот же: сначала факт, потом изменение остатков и, при необходимости, перенос недостачи в бухгалтерию для счета 94.
Частые ошибки
- Делают инвентаризацию при «живом» складе (идут продажи/перемещения) — расхождения плавают.
- Путают даты: пересчет одной датой, списание другой без логики (потом сложно сверять остатки и ОСВ).
- Списывают недостачу сразу на расходы, минуя 94, — теряется контроль за расследованием и взысканием.
- Смешивают разные склады/МОЛ в одном документе — усложняют анализ.
- Не проверяют, что 94 закрыт — в итоге «висит» сальдо и искажает отчетность.
FAQ
Почему «Инвентаризация товаров» в БП 3.0 без проводок?
Потому что это документ фиксации результатов пересчета. Проводки формируют документы последствий: оприходование и списание.
Как понять, что инвентаризация завершена правильно?
Проверьте: (1) отчет по остаткам на складе, (2) ОСВ по 41/10, (3) ОСВ по 94 — счет должен быть закрыт выбранным сценарием, (4) отсутствие перепроведений «задним числом» за период пересчета.